Comment classer ses documents comptables ?
Au cours de l’année ou, pour certains professionnels, en fin d’exercice comptable vous avez l’habitude d’être sollicités par votre expert-comptable afin de lui faire parvenir vos documents comptables nécessaires à l’établissement de vos comptes annuels.
Nous savons que le rangement peut-être parfois assez compliqué et chronophage. Ainsi vous vous demandez peut-être « Quand et comment dois-je ranger mes documents comptables afin de ne pas être surchargé administrativement ? »
Étant confrontés au jour le jour aux documents de nos clients, nous essayerons de vous donner quelques astuces et conseils qui devraient vous aider dans votre façon de ranger vos documents tant au niveau personnel que professionnel.
En effet, il faut noter qu’en tant que professionnel le gain de temps est primordial quand on sait qu’en moyenne pour un gérant de PME 142 jours de travail par an sont consacrés à la gestion administrative de celle-ci. On voit donc en quoi le rangement des documents de façon organisée permet de préserver son temps pour d’autres tâches.
Les pièces comptables à classer
Traditionnellement, toutes les pièces qui font l’objet d’un enregistrement comptable doivent être classées, citons notamment :
- Les factures d’achats et de ventes (y compris factures d’acomptes et avoirs)
- Les tickets de caisse journaliers/mensuels/annuels et autres (pour les clients qui ont une caisse)
- Les relevés bancaires mensuels
- Le détail des remises de chèques
- Les quittances de loyer pour les locataires
- Les chéquiers en cours et finis de l’exercice
Tous ces documents doivent être rangés mois par mois car l’enregistrement comptable de vos pièces se fait ainsi. Ils peuvent être rangés dans un classeur, dans une pochette ou tout autre rangement que vous jugerez adéquat. Le but étant de bien séparer chaque rubrique.
Voici un exemple concret, prenons le mois de janvier 2023, nous vous conseillons de ranger les documents dans l’ordre décrit ci-dessous :
- Dans une première pochette, tout ce qui a un rapport avec vos opérations bancaires c’est à dire : relevé de banque de Janvier 2023, détail des remises de chèques, factures de frais bancaires, détail des chèques émis et des relevés de lettres de change.
- Dans une seconde pochette, tout ce qui représente vos achats mensuels c’est à dire : les factures d’achats, quittances de loyer, relevé de compte/de situation de vos fournisseurs.
N’oubliez pas de nous fournir les pages incluant la période des factures telles que l’électricité, l’eau, le gaz, le téléphone, les différents abonnements.
À noter : afin de pouvoir récupérer la TVA sur vos achats, il est impératif qu’elle soit mentionnée sur la facture (applicable que pour les clients assujettis à TVA).
De plus, nous vous conseillons de rajouter sur vos factures le mode et la date de paiement. Ainsi :
- Si la facture est payée par chèque il est judicieux de mettre le numéro du chèque sur la facture ;
- Si la facture est payée en espèces, il suffit de mettre sur celle-ci « Payée en espèces » ;
- Si la facture est payée par carte bancaire personnelle, il suffit de mettre « CB perso ».
Cette méthode vous permettra de savoir quand et comment a été payée votre facture et permettra également à votre expert-comptable de retrouver facilement le paiement correspondant à la facture.
- Dans une troisième pochette, tout ce qui correspond à vos ventes c’est à dire : Les factures de ventes et/ou tickets de caisse par jour ainsi que le ticket Z du mois.
- Enfin dans une pochette à part intitulée « Documents divers » nous vous conseillons de ranger tous les documents énoncés ci-dessous :
- Les contrats : d’assurance, de prévoyance, de retraite, d’emprunts, de crédit-bail, de location, etc.
- Les échéanciers type EDF (électricité, gaz), crédits-baux, et échéancier de location (mensuel, trimestriel ou annuel) ;
- Les documents sociaux qui vous sont propres tels que :
- Les appels de cotisations de l’URSSAF ou de la sécurité des indépendants (ex : RSI) ;
- Ou pour les professions médicales : le SNIR de l’exercice fini, les appels de cotisations CARMF, CARPIMKO, etc. ;
- Bulletins de paies, déclarations de charges sociales.
- Le tableau d’amortissement de votre et/ou de vos emprunt(s) ;
- Vos déclarations fiscales (TVA, CFE, Taxe foncière, etc.) ;
- Vos quittances d’assurance ;
- Votre attestation loi Madelin (généralement transmise en début d’année et vous indiquant le plafond déductible de vos cotisations versées (prévoyance, retraite, etc.) ;
- Tout autre document qui ne peut être classé dans les rubriques (1, 2 et 3) ;
- Les justificatifs de vos frais kilométriques (Indemnités kilométriques ou frais réels).
Les comptabilités de trésorerie
Une autre méthode de classement des documents comptables peut être retenue par les entreprises autorisées à pratiquer une comptabilité de trésorerie. Ces dernières peuvent agrafer derrière chaque relevé bancaire les justificatifs de tous les mouvements qui y sont mentionnés, par ordre chronologique.
Quand ranger ses documents ?
Nous vous conseillons de vous organiser dès le début du mois, en mettant en place le système de rangement évoqué plus haut et en rangeant au jour le jour vos documents dans l’ordre indiqué afin qu’en fin de mois tout soit déjà rangé : ainsi, pas de surcharge de travail, et si vous êtes assujetti à la TVA, vos documents seront prêts à être directement transférés à votre expert-comptable.
Le fait de ranger ses documents comme indiqué plus haut vous semblera peut-être inutile mais va en réalité beaucoup aider votre comptable dans l’exercice de sa tâche (le temps gagné grâce à votre rangement peut lui permettre d’accéder plus vite à vos demandes : Bilan, compte de résultat et annexes, Situation, établissement de votre impôt sur le revenu, etc.).
De plus, comme vous le savez, les honoraires qui vont sont facturés dépendent en grande partie du volume des documents qui nous sont confiés et donc du temps passé sur votre dossier, le rangement n’est donc pas négligeable.
Merci d’avoir pris le temps de lire cet article.
Pour toute information complémentaire, nous restons à votre écoute.
L’équipe du cabinet SECB.